Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Koser Facility Management UG (haftungsbeschränkt)
Vertreten durch den Geschäftsführer Dirk Koser
Landsberger Allee 217C, 13055 Berlin, Deutschland
Telefon: 030 4508 8043
E-Mail: info@koser-fm.de

Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG nicht zu benennen, da in unserem Unternehmen in der Regel nicht mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Grundsätzliches

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

Hinweis zur Datensicherheit: Diese Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen dies an der Adresszeile Ihres Browsers, die mit https:// beginnt, sowie am Schloss-Symbol. Bei aktivierter Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

3. Überblick: Was wir wann verarbeiten

Die folgende Tabelle fasst alle Verarbeitungen dieser Website zusammen. Die Details stehen in den Abschnitten darunter.

Nicht statt findet auf dieser Website: Tracking, Profilbildung, Werbe-Cookies, Newsletter-Versand, eingebettete Social-Media-Feeds oder -Plugins, eingebettete Kartendienste, externe Schriftarten, Zahlungsabwicklung und automatisierte Entscheidungsfindung. Unsere Profile bei Instagram und Facebook sind ausschließlich verlinkt – siehe Abschnitt 9.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet:
STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin

Der Anbieter verarbeitet die auf dieser Website erhobenen Daten in unserem Auftrag. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Serverstandort liegt in Deutschland.

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert, soweit technisch möglich)

Zweck: Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, Gewährleistung der Systemsicherheit und Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website).
Speicherdauer: 7 Tage, anschließend automatische Löschung. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

5. Cookies

Diese Website verwendet keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken. Es werden ausschließlich technisch notwendige Speichervorgänge eingesetzt, soweit sie für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind – etwa zur Absicherung des Kontaktformulars gegen automatisierte Eingaben (Spam-Schutz).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Speicherung ist unbedingt erforderlich, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Formular auf dieser Website eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Verarbeitete Daten:

• Pflichtangaben: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Ihre Nachricht
• Freiwillige Angaben: Firma, Objektart, gewünschte Leistung, Objektgröße, Anschrift des Objekts
• Technische Daten: Zeitpunkt des Absendens

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Anschlusskommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist (vorvertragliche Maßnahmen). In allen übrigen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie eingewilligt haben.
Empfänger: Die Daten werden per E-Mail an unser Postfach übermittelt und dort sowie in unserem Auftragsverwaltungssystem verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an unseren Hosting- und E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter.
Speicherdauer: Bis zur vollständigen Bearbeitung Ihres Anliegens und Ablauf etwaiger Rückfragen, längstens jedoch 6 Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB).
Freiwilligkeit: Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

Spam-Schutz: Zum Schutz vor automatisierten Eingaben setzen wir ein serverseitiges Verfahren ohne Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ein (unsichtbares Prüffeld und Zeitmessung). Ein Dienst wie Google reCAPTCHA, der Daten in die USA überträgt, kommt bewusst nicht zum Einsatz.

Übermittlung und Eingangsbestätigung

Die Formulardaten werden über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) an unser eigenes E-Mail-Postfach bei unserem Hosting-Anbieter übermittelt und dort in unserem Postfach gespeichert. Eine Speicherung der Anfragen in einer Datenbank auf dem Webserver findet nicht statt.

Unmittelbar nach dem Absenden erhalten Sie an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine automatische Eingangsbestätigung, die Ihre Angaben zusammenfasst. Grundlage ist dieselbe Verarbeitung wie oben beschrieben; ein gesonderter Werbeversand erfolgt nicht und eine Anmeldung zu einem Newsletter ist damit nicht verbunden.

Die freiwillige Angabe „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?" verarbeiten wir ausschließlich, um die Wirksamkeit unserer eigenen Werbemaßnahmen einzuschätzen. Sie wird nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der wirtschaftlichen Steuerung unserer Werbung.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt oder Sie uns zur Löschung auffordern; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

8. Schriftarten (Fonts)

Diese Website verwendet zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten ausschließlich lokal auf unserem Server gespeicherte Schriftdateien. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern findet nicht statt. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übertragen.

9. Soziale Netzwerke

Verlinkung von dieser Website

Auf dieser Website verlinken wir unsere Profile bei Instagram und Facebook. Es handelt sich ausschließlich um einfache Textlinks mit Symbol – keine eingebetteten Feeds, keine Social-Plugins, keine „Gefällt mir"-Schaltflächen und keine Zählpixel. Beim Aufruf unserer Seiten werden deshalb keinerlei Daten an Meta übertragen. Erst wenn Sie einen dieser Links aktiv anklicken, stellt Ihr Browser eine Verbindung zum jeweiligen Netzwerk her; ab diesem Zeitpunkt gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

Unsere Auftritte bei Instagram und Facebook

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile bei den folgenden Diensten:

• Instagram – instagram.com/koserfm
• Facebook – Koser Facility Management

Anbieter beider Dienste ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Besuchen Sie eines unserer Profile, verarbeitet Meta personenbezogene Daten und erstellt daraus statistische Auswertungen („Insights"), auf die wir Zugriff erhalten. Insoweit sind wir mit Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO. Welche Daten Meta dabei genau verarbeitet, entzieht sich unserem Einfluss; wir erhalten ausschließlich aggregierte, nicht personenbeziehbare Auswertungen. Meta hat die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO in der „Seiten-Insights-Ergänzung" veröffentlicht.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir nutzen die Profile zur Außendarstellung, zur Nachwuchsgewinnung und zur Kommunikation mit Interessenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zeitgemäßen Öffentlichkeitsarbeit. Für die Datenverarbeitung durch Meta selbst kann eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich sein, die Sie gegenüber Meta erteilen.

Ihre Rechte: Sie können Ihre Betroffenenrechte sowohl uns gegenüber als auch gegenüber Meta geltend machen. Da Meta den unmittelbaren Zugriff auf die Daten hat, können wir Auskunfts- und Löschanfragen nur eingeschränkt selbst beantworten; wir leiten Ihr Anliegen in diesem Fall weiter. Datenschutzhinweise von Meta: facebook.com/privacy/policy.

Nachrichten an uns: Kontaktieren Sie uns über die Nachrichtenfunktion eines dieser Netzwerke, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Für vertrauliche Informationen und für Angebotsanfragen empfehlen wir ausdrücklich den Weg über unser Kontaktformular, das Telefon oder E-Mail – dort haben wir die Datenverarbeitung vollständig in der Hand.

10. Karten und externe Inhalte

Wir binden auf dieser Website keine externen Karten­dienste (z. B. Google Maps), Videoplattformen (z. B. YouTube), Schriftarten-CDNs oder Social-Media-Plugins ein. Unsere Anfahrt zeigen wir über eine statische Grafik sowie einen anklickbaren Textlink, der Sie erst nach Ihrem ausdrücklichen Klick zum jeweiligen Kartendienst führt. Erst ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

11. Bild- und Videoaufnahmen von Objekten (Vorher-Nachher-Galerie)

Auf dieser Website veröffentlichen wir Fotografien von Objekten, die wir gereinigt haben. Dabei gilt:

• Die Veröffentlichung erfolgt ausschließlich nach vorheriger, ausdrücklicher und schriftlicher Einwilligung der jeweiligen Eigentümerin bzw. des Eigentümers oder der nutzungsberechtigten Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Es werden keine Personen abgebildet. Sollten ausnahmsweise Personen erkennbar sein, liegt zusätzlich deren Einwilligung nach § 22 KunstUrhG vor.
• Namensschilder, Dokumente, Bildschirminhalte, Kfz-Kennzeichen und sonstige identifizierende Merkmale werden vermieden oder unkenntlich gemacht.
• Ortsangaben erfolgen ausschließlich auf Bezirksebene, niemals mit konkreter Adresse.
• Standortdaten (GPS-/EXIF-Informationen) werden vor der Veröffentlichung aus den Bilddateien entfernt.
• Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Nach Widerruf entfernen wir die betreffenden Aufnahmen unverzüglich. Der Widerruf ist formlos möglich an info@koser-fm.de.

12. Kunden- und Objektdaten im Rahmen der Auftragsabwicklung

Kommt ein Reinigungsauftrag zustande, verarbeiten wir darüber hinaus die für die Durchführung erforderlichen Daten: Ansprechpartner, Objektanschrift, Zutritts- und Schlüsselregelungen, Leistungsverzeichnis, Prüf- und Qualitätsdaten sowie Rechnungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die steuerliche Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
Empfänger: unsere eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unser Steuerberatungsbüro, unser IT- und Hosting-Dienstleister sowie der Anbieter unserer Qualitätsmanagement-Software, jeweils als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses, anschließend nach Maßgabe der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.

Daten, die wir nicht bei Ihnen selbst erheben (Art. 14 DSGVO): Nennt uns ein Auftraggeber die Kontaktdaten weiterer Personen – etwa von Hausmeisterinnen, Objektleitungen oder Mieterinnen und Mietern –, erhalten wir diese Daten nicht direkt von den Betroffenen. Verarbeitet werden in diesem Fall ausschließlich Name, Funktion und dienstliche Kontaktdaten. Wir informieren die betroffenen Personen darüber beim ersten Kontakt oder auf Anfrage.

Qualitätsmanagement-Software: Die von uns eingesetzte Prüfsoftware dokumentiert Reinigungs- und Qualitätsdaten objektbezogen, nicht personenbezogen. Soweit dabei Namen unserer Prüferinnen und Prüfer erfasst werden, handelt es sich um Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG. Der Anbieter hostet die Daten in Deutschland; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

13. Bewerbungen

Übersenden Sie uns eine Bewerbung, verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir Ihre Unterlagen spätestens nach sechs Monaten, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine längere Speicherung für künftige Stellen eingewilligt haben.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – welche Daten wir über Sie verarbeiten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden“
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@koser-fm.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Behörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

15. Empfänger, Drittländer und Zweckänderung

Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden ausschließlich an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben:

• unsere eigenen, zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist
• IT-, Hosting- und E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
• Steuerberatung und – im Einzelfall – Rechtsberatung
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind

Ein Verkauf oder eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt.

Übermittlung in Drittländer

Durch uns findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Beim Aufruf dieser Website werden keine Daten an Drittstaaten übertragen.

Eine Ausnahme betrifft ausschließlich unsere Auftritte in sozialen Netzwerken (Abschnitt 9): Klicken Sie einen der dortigen Links an und besuchen Sie unser Profil, kann Meta Daten auch in die USA übermitteln. Diese Verarbeitung liegt außerhalb unseres Einflusses; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework bzw. die von Meta verwendeten Standardvertragsklauseln. Sollte sich an unserer eigenen Verarbeitung künftig etwas ändern, passen wir diese Erklärung vorher an und stellen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO sicher.

Zweckänderung (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)

Beabsichtigen wir, Ihre Daten für einen anderen als den ursprünglichen Zweck zu verarbeiten, informieren wir Sie vor dieser Weiterverarbeitung darüber und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Nutzung dieser Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für die Nutzung des Kontaktformulars und für den Abschluss eines Reinigungsvertrages sind die jeweils als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten erforderlich; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten bzw. den Vertrag nicht durchführen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht.

16. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand dieser Datenschutzerklärung: August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.